4月23日，以“IT到AI替”為主題的2024合思春季產(chǎn)品發(fā)布會在廣州正式召開，大會現(xiàn)場400位企業(yè)CEO、CFO、CIO與主流媒體共同參會，廣發(fā)銀行為本次大會獨家戰(zhàn)略支持方。

大會現(xiàn)場，中國財政科學研究院數(shù)字財務研究所、北大信研院財會智能化應用聯(lián)合實驗室、未來財務人研究院、合思聯(lián)合編制的《電子憑證數(shù)智化無需報銷》綠皮書正式發(fā)布，中國財政科學研究院數(shù)字財務研究所所長周衛(wèi)華發(fā)表主旨演講，解析綠皮書關(guān)鍵點，洞察電子憑證數(shù)智化報銷現(xiàn)狀、解決方案及未來趨勢。

在周衛(wèi)華看來，在財務數(shù)字化過程中，企業(yè)應避免“將電子憑證打印成紙質(zhì)文件入賬”“轉(zhuǎn)換成圖片文件入賬”“需手工查驗合法真實”等逆數(shù)字化、偽數(shù)字化和非數(shù)字化誤區(qū)?！澳鏀?shù)字化、偽數(shù)字化和非數(shù)字化現(xiàn)象，根本原因在于會計憑證數(shù)字化改革滯后于經(jīng)濟社會數(shù)字化進程。在數(shù)字中國建設和數(shù)字經(jīng)濟全面發(fā)展的背景下，會計憑證的管理方式亟須變革，電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在重構(gòu)企業(yè)報銷入賬流程，企業(yè)需適應新的管理模式?！?

中國財政科學研究院數(shù)字財務研究所所長周衛(wèi)華

01

電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型，應避免三大誤區(qū)

黨的二十大報告中強調(diào)，加快建設數(shù)字中國，加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟，推動經(jīng)濟社會發(fā)展綠色化、低碳化。電子憑證的數(shù)字化變革是響應加快建設數(shù)字中國的國家戰(zhàn)略，推動經(jīng)濟社會發(fā)展綠色化、低碳化的重要舉措。政策層面，2021年12月1日，國稅總局在上海市、廣東?。ú缓钲谑校?nèi)蒙古自治區(qū)三地開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點工作；2023年12月1日，數(shù)電票已全面覆蓋全國36個省區(qū)市（含計劃單列市）；2023年5月，財政部發(fā)布電子憑證會計數(shù)據(jù)標準（試行版）。這一系列政策旨在解決并推動電子憑證開具、接收、報銷、入賬、歸檔全流程標準化無紙化處理，打通電子憑證入賬歸檔“最后一公里”，實現(xiàn)會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

然而，電子會計憑證的報銷入賬歸檔過程，存在逆數(shù)字化、偽數(shù)字化和非數(shù)字化三大誤區(qū)，阻礙了整體數(shù)字化進程和效果。

?逆數(shù)字化，將電子憑證打印成紙質(zhì)文件入賬

由于受到傳統(tǒng)紙質(zhì)憑證入賬的慣性思維和電子憑證直接入賬門檻過高的影響，很多企事業(yè)單位仍然選擇將電子憑證打印成紙質(zhì)版入賬。但是，“紙質(zhì)版"電子憑證完全不具備電子簽名和數(shù)字防偽功能，會計核算極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和面臨審計風險，電子憑證在入賬時又退回“紙質(zhì)版"，這顯然不符合數(shù)字化發(fā)展趨勢，客觀上影響了經(jīng)濟社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成效。

?偽數(shù)字化，將電子憑證轉(zhuǎn)換成圖片文件入賬

由于電子憑證在文件形式和數(shù)據(jù)格式上比較豐富，包括 PDF、OFD、XML、XBRL等多種格式，部分企事業(yè)單位為統(tǒng)一入賬流程，將紙質(zhì)憑證和電子憑證全部轉(zhuǎn)換成圖片文件入賬。然而將電子憑證轉(zhuǎn)成圖片文件，原始憑證上電子簽章和數(shù)字防偽即被剝離，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全保護。由于存在偽數(shù)字化的錯誤做法，電子憑證的數(shù)據(jù)安全存在極大風險隱患。

?非數(shù)字化，電子憑證需手工查驗合法真實

電子憑證普遍缺乏簡便易行的數(shù)字化查驗手段，亟需推廣普及安全、可信、不易篡改的數(shù)字化管理模式。盡管國家稅務總局、財政部已開通統(tǒng)一的網(wǎng)站提供電子憑證查驗功能，但仍然需要根據(jù)不同的憑證類型進入到不同的網(wǎng)址手工查驗，輸入數(shù)據(jù)項多、過程繁瑣且操作復雜，人工查驗成本不可控，電子憑證合法性和真實性得不到有效保障。

盡管現(xiàn)階段企業(yè)在嘗試電子憑證數(shù)智化轉(zhuǎn)型過程中，仍有諸多待提升之處，但可以肯定的是，會計數(shù)據(jù)標準試點成果、電子憑證綠色低碳效果以及企業(yè)財務管理能力、員工數(shù)字化意識等顯著提升。

以某世界 500 強央企試點單位為例，它實現(xiàn)全面數(shù)字化后，預計每年節(jié)省工時 60 萬 +，節(jié)約紙張 1000 萬 +，降低檔案管理費用300 萬 +。電子憑證會計數(shù)據(jù)標準的推廣應用，有利于貫徹新發(fā)展理念，降低企業(yè)運行成本，減少資源消耗，促進數(shù)字化、綠色化、低碳化協(xié)同發(fā)展，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和環(huán)境效益共贏。

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02

電子憑證數(shù)智化報銷的調(diào)研與洞察

為全面洞察電子憑證數(shù)智化報銷現(xiàn)狀、問題及解決方案，引領會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型的綠色新趨勢，中國財政科學研究院數(shù)字財務研究所、北大信研院財會智能化應用聯(lián)合實驗室、未來財務人研究院、合思聯(lián)合開展“電子憑證數(shù)智化報銷調(diào)研問卷”，調(diào)研以參與報銷的企業(yè)各類人員為對象，覆蓋“高層管理崗”、“中層管理崗”和“普通員工崗”的比例分別為14.39%、33.33% 和 49.01%，其中財務相關(guān)崗位占比 34.39%，工作年限在 10 年以上的占比為 57.89%。調(diào)查結(jié)果表明，我國企業(yè)在電子憑證數(shù)字化報銷方面存在諸多問題，如相關(guān)政策認知不足、紙電混合期合規(guī)風險、缺少統(tǒng)一的數(shù)字服務平臺等問題。

?相關(guān)政策認知不足，部分企業(yè)尚未意識到緊迫性

調(diào)研顯示，從電子憑證類型來看，增值稅電子普通發(fā)票和增值稅電子專用發(fā)票仍是接觸最多的電子憑證類型，全面數(shù)字化電子發(fā)票的接觸率為42.34%，財政電子票據(jù)的接觸率為21.75%；從電子憑證格式來看，現(xiàn)階段 PDF 仍為最常見的電子憑證文件格式，占比達 94.62%，OFD 和 XML 分別占 30.18% 和 18.01%。值得注意的是，仍有 34.15% 受訪者在使用不符合要求的 JPG 格式的發(fā)票。這意味著企業(yè)亟需加大政策宣傳力度并提升電子憑證數(shù)字化認知水平。

?紙電憑證混合時期，警惕合規(guī)風險

當前仍處于紙質(zhì)憑證向電子憑證轉(zhuǎn)型時期，必然出現(xiàn)紙質(zhì)憑證和電子憑證共存的現(xiàn)實情況。調(diào)研顯示，從電子憑證入賬歸檔情況來看，61.9%的受訪者選擇“主要以紙質(zhì)報銷單和電子發(fā)票（憑證）文件打印件手工入賬”，47.28%的受訪者選擇“全套紙質(zhì)檔案歸檔，并保存電子憑證文件備查”，21.43%的受訪者選擇“全套紙質(zhì)檔案歸檔，不保存電子憑證文件”。這意味著大部分企業(yè)在會計憑證存儲上仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案階段，合規(guī)風險難以控制。

?報銷入賬流程待重構(gòu)，企業(yè)需適應新的管理模式

調(diào)研顯示，費控系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)是最常用的報銷方式，但是52.75%的受訪者選擇自己墊資訂票，事后憑發(fā)票報銷，48.77%的受訪者仍停留在手工錄入發(fā)票數(shù)據(jù)階段。值得注意的是，有60.35%的受訪者需要同時提交電子與紙質(zhì)打印件，有26.78%的受訪者不提交電子發(fā)票原文件僅提交紙質(zhì)打印件。這些傳統(tǒng)的發(fā)票報銷流程和財務運作模式極大滯后于國家電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型政策的步伐。

?數(shù)電票關(guān)聯(lián)業(yè)務信息，企業(yè)應借機盤活業(yè)財數(shù)據(jù)

盡管數(shù)電票已在全國36省區(qū)市（含計劃單列市）實現(xiàn)試點全覆蓋，但調(diào)研顯示，僅有7.6%的受訪者選擇很熟悉。這不難看出，數(shù)電票對于大多數(shù)員工來說還是一個新生事物，需加強相關(guān)知識的普及和宣傳。另外，52.28%受訪者表示對數(shù)電票政策“比較接受”和“積極響應，已在規(guī)劃數(shù)字化改造”，這意味著大多數(shù)員工對于數(shù)電票持有一種較為積極的態(tài)度。

不同于傳統(tǒng)的電子發(fā)票，數(shù)電票正在由人類可讀轉(zhuǎn)向機器可讀，進而可以連接稅務系統(tǒng)、差旅平臺、報銷系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、審計系統(tǒng)等，能夠極大推動電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型；同時，數(shù)電票全面關(guān)聯(lián)業(yè)務信息，企業(yè)不僅需要關(guān)注賬務處理上如何承接數(shù)電票，更需關(guān)注業(yè)務信息如何能與數(shù)電票跑通，多重業(yè)務數(shù)據(jù)如何實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化關(guān)聯(lián)、業(yè)財數(shù)據(jù)如何深度融合。因此，企業(yè)應充分利用數(shù)電票契機，為業(yè)財融合打下堅實基礎。

?電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要堅實的數(shù)字服務平臺

電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨多樣性和復雜性，調(diào)研顯示，67.35%的受訪者認為“缺少統(tǒng)一的綜合服務平臺實現(xiàn)所有電子憑證的收集和分發(fā)”，46.94%的受訪者認為“電子憑證數(shù)據(jù)存儲安全要求太高，難以保管易丟失”。這意味著電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是紙質(zhì)憑證文件變成電子憑證文件，而是需要堅實的數(shù)字服務平臺、卓越的數(shù)字技術(shù)人才、安全的數(shù)字基礎設施和協(xié)同的數(shù)字政府建設。

綜上所述，在加快建設數(shù)字中國背景下，電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然趨勢。盡管目前部分企業(yè)尚未關(guān)注電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型議題，但大部分企業(yè)已有電子會計憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型意愿及規(guī)劃。隨著電子憑證會計數(shù)據(jù)標準的試點和推廣，預計將有更多企業(yè)積極應對。

03

數(shù)智化報銷趨勢洞察，L5級無需報銷必然到來

通過在合思財務收支管理平臺內(nèi)的抽取部分企業(yè)的報銷情況分析可知，過去三年電子報銷單處理量呈現(xiàn)井噴，2021年至2023年期間，報銷單處理量從80w+到900w+。這表明未來報銷數(shù)字化轉(zhuǎn)型已是必然趨勢，但是當前大部分企業(yè)在開具、接收、報銷、入賬和歸檔環(huán)節(jié)仍需要突破紙電并存的困境。隨著財政部電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點加速企業(yè)會計憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而數(shù)電票是傳統(tǒng)電子發(fā)票向全面數(shù)字化電子發(fā)票邁進的關(guān)鍵步驟，也是適應未來“以數(shù)治稅”的發(fā)展趨勢，有利于推動企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2022年，艾瑞咨詢與合思聯(lián)合提出“無需報銷分級標準”，該標準從“報銷自動化”程度出發(fā)，將企業(yè)費控能力分為L1-L5五個階段，分別為L1手工報銷、L2電子化報銷、L3初級無需報銷、L4中級無需報銷、L5高級無需報銷，每個階段針對申請、消費、報銷、對賬、記賬、歸檔、報表七個維度區(qū)分自動化水平?；诖?，企業(yè)以電子憑證會計數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一各類電子憑證的底層技術(shù)，打通電子憑證會計處理全流程各環(huán)節(jié)，更有利于推動企業(yè)內(nèi)外數(shù)據(jù)共享，最終達到電子憑證會計數(shù)據(jù)“多跑路”、日常報銷人工完全退出、電子憑證全鏈路智能流轉(zhuǎn)的數(shù)智化新局面。從趨勢看，在數(shù)電票和電子憑證會計數(shù)據(jù)標準全面實施推廣后，在全場景、全鏈路緩解人工智能技術(shù)將實現(xiàn)智能推薦、智能消費、智能控制、智能對賬、智能核算和智能歸檔，財務數(shù)字化水平領先的企業(yè)會向進一步向L5級無需報銷躍遷，與傳統(tǒng)管理階段的企業(yè)進一步拉開差距。

此外，電子憑證作為企業(yè)開展經(jīng)濟活動的數(shù)字憑據(jù)，涉及財政、稅務、銀行、企業(yè)等相關(guān)方，本質(zhì)是記錄企業(yè)經(jīng)濟活動的物流、商流、資金流和信息流。電子憑證在財政、稅務、銀行、企業(yè)間進行流轉(zhuǎn)的過程中亟需在數(shù)字基礎設施上實現(xiàn)統(tǒng)一的采集、記錄、共享和交換。合思財務收支管理平臺，構(gòu)建了開放的業(yè)財連接生態(tài)和全場景聚合消費生態(tài)，實現(xiàn)的“線上消費交易+線下易商卡支付”的全場景覆蓋，隨著數(shù)字貨幣和數(shù)電票的應用推廣，無論是線上交易還是線下消費均可實現(xiàn)無需報銷，推動企業(yè)優(yōu)化經(jīng)濟業(yè)務流程，助力電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全流程閉環(huán)。

周衛(wèi)華認為，“在數(shù)電票和電子憑證會計數(shù)據(jù)標準雙輪驅(qū)動下，企業(yè)運營管理面臨全流程無紙化趨勢，發(fā)票接收、報銷、入賬、歸檔全流程正在革新；在當前紙電憑證混合時期，紙質(zhì)一套電子一套，企業(yè)需警惕合規(guī)風險；同時，由于數(shù)電票廣泛關(guān)聯(lián)業(yè)務信息，業(yè)財也需要深入融合，企業(yè)應當充分利用數(shù)電票契機盤活業(yè)財數(shù)據(jù)?？傮w而言，企業(yè)應借助數(shù)電票全面試點和電子憑證會計數(shù)據(jù)標準相關(guān)政策，及早布局電子憑證數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，積極投身財務管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以考慮從無需報銷切入推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展?！?

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